Азырақ жиналыстар тыныштықты тоқтатуды өзгерте ала ма? Зерттеу «Иә» дейді

«Нөлдік кездесулерге» деген сұраныс жұмыс орнын өзгертуді қарастыратын қызметкерлер үшін мәмілеге айналды жаңа зерттеу Otter.ai бағдарламалық қамтамасыз ету фирмасынан және Шарлоттадағы Солтүстік Каролина университетінен. Қатысушылар күнтізбелерінде тым көп кездесулер болғанын хабарлады, бұл оларды «тітіркендіреді» және «ренжітеді».

Басқа жаңалықтарда ... су дымқыл.

Ішкі жиналыстар он жылдан астам уақыт бойы қиын аймақ болды, бірақ Жаппай отставкаға кету кезінде қызметкерлер қолданатын левередж көшбасшыларды ұйымының осы аспектісін қайта қарауға итермелеуі керек. Бірнеше кітаптары бар жұмыс орнындағы сарапшы ретінде және а TED талқылауы Жеңілдету бойынша, «нөлдік кездесулер» жылдар бойы менің айқайым болды.

ХАБАРЛАНДЫРУ

Зерттеу процесі арқылы Неге қарапайым жеңеді?, Мен жұмыс орнының күрделілігін екі көзден таптым: ұйымның өзі және жеке қызметкерлер. Ұйымдастыру күрделілігі салалық ережелерге, сондай-ақ сіздің компанияңызда маңызды нәрсе жасау үшін қажетті адамдар саны, қадамдар, шешімдер және деректер нүктелеріне қатысты. Мысалы, жұмысқа қабылдау процесіндегі мақұлдаулардың саны немесе Ұлыбританиядағы немесе Оңтүстік Кореядағы тұтынушы деректерін басқаруға арналған сәйкестік талаптары.

Жеке күрделілік, керісінше, бір адам немесе бір ұйым жасаған бюрократияны білдіреді. Нақты мысал - апта сайын бес сағаттық жиналыс өткізетін VP немесе 200-ден астам слайдты қамтитын PowerPoints бағдарламасына арнайы қабілеті бар бизнес бөлімшесі.

Сіздің компанияңызда жиналыстарға ұйымдық мәдениет, сондай-ақ оларға жетекшілік ететін және қатысатын адамдар әсер етеді. Сіз басқаратын немесе қатысатын жиналыстардағы күрделілікті жою үшін келесі алты мәлімдемеге «Дәйекті», «Кейде», «Сирек» немесе «Ешқашан» деп жауап беріңіз.

ХАБАРЛАНДЫРУ

1. Мен апта сайын уақытымның 20% немесе одан азын нәтижесіз кездесулерге/қоңырауларға жұмсаймын.

2. Мен өз командамды оңайлатуды ескере отырып жұмыс істеймін/жігерлендіремін.

3. Мен басқаратын жиналыстар уақытында басталып, уақытында аяқталады.

4. Менің ұйымымдағы жиналыстардың нақты мақсаты мен күн тәртібі бар.

5. Мен қатысатын кездесулерге тек маңызды адамдар ғана шақырылады.

6. Мен кездесуге шақырудан бас тартуды немесе қатысуды басқа біреуге тапсыруды ыңғайлы сезінемін.

ХАБАРЛАНДЫРУ

Әрбір жауап үшін келесі көрсеткіштер жүйесін пайдалану арқылы қорытындыны есептеңіз:

· Тұрақты = 0

· Кейде = 1 ұпай

· Сирек = 2 ұпай

· Ешқашан = 3 ұпай

Егер сіз санаған болсаңыз 1-ден 4 ұпайға дейін, ұйымыңыздағы жиналыстарды жеңілдету мүмкіндіктерін іздеңіз. Дәл қазір сіздің күнделікті өміріңіздің бұл аспектісі функционалды, бірақ кем дегенде бір «Ешқашан» немесе «Сирек» деген жауап күрделілік тудырады. Бұл аймақты қарап шығыңыз және бизнестің басқа аспектілерінде ластануды болдырмау үшін дәл қазір түзетіңіз.

ХАБАРЛАНДЫРУ

Егер сіздің жалпы болса 5-ден 9 ұпайға дейін, ұйымыңыздағы жиналыстар күрделілік белгілерін көрсетеді және бақылаусыз қалдырылған жағдайда, операциялардың басқа аспектілеріне таралуы мүмкін. Қандай жиналыстар құнды екенін және қайсысы отты көлге лақтырылуы керектігін анықтау үшін дереу жиналыс аудитін жүргізуді қарастырыңыз.

Егер сіз гол салсаңыз 10-ден 14 ұпайға дейін, кездесулер күрделіліктің негізгі көзі болып табылады. Мәселе сіздің ұйымыңыздың шеңберінен шығып, бүкіл компанияны қамтитын болуы мүмкін. Күрделіліктің барлығына әсер ететін мәртебелік кездесулер мен миға шабуыл сессияларынан бастап жоспарлау мен шешім қабылдауға дейін, сіздің компанияңыз бірнеше бағыттарда бірінші редукторда тұрып қалған болуы мүмкін.

Соңында, егер сіз соманы есептесеңіз 15 немесе одан көп, кездесулер күрделіліктің қауіпті деңгейіне жетті. Компания ресурстары қорқынышты қарқынмен ысырап етілсе де, қызметкерлер статус-квоны қабылдады. Адамдар тыныш кету менталитетінен бас тартады немесе олар белсенді түрде өзгерістер агенттерін саботажға тырысады. Қалай болғанда да, жиналыстарыңыздың жағдайы дереу назар аударуды қажет етеді.

ХАБАРЛАНДЫРУ

Енді алты мәлімдеме мен диагнозды топтарыңызбен бөлісіңіз және олардан күрделіліктің кездесулерді ұрлауының ықтимал себептерін жасауды сұраңыз және жеңілдету идеяларын ұсыныңыз. Себептер мен шешімдерді талқылау үшін сессияны жоспарлаңыз, оларды тақтада түсіру керек.

Шешімдердің орындылығын талқылағаннан кейін, бірден үшеуіне дауыс беру керек және оны жасаңыз. Шешімдердің мысалдары «жиналыстарды сегіз немесе одан аз қатысушыға шектеу» немесе «әр жиналысқа шақыруда күн тәртібі болуы керек» және «жиналыссыз жұма күндерін өткізуге міндеттеме беру» болуы мүмкін. Әдеттегідей бизнеске қайта оралудың алдын алу үшін осы күтулермен кездесу мантрасын жасап, оны бүкіл компанияда бөлісіңіз.

Үлкен бизнеске осы жаңа тәсілді растау қажет болса, кездесулер қымбатқа түсетінін еске салыңыз. Қажетсіз кездесулерді азайту немесе жою қызметкерлердің моральдық жағдайын жақсартып қана қоймайды, сонымен қатар ұйымдарға шығындарды күрт азайтуға көмектеседі. 100 қызметкері бар компаниялар үшін үнемдеу жылына шамамен 2.5 миллион долларды құрайды, ал 5000 компаниялар үшін бұл көрсеткіш 100 миллион доллардан асады.

ХАБАРЛАНДЫРУ

Ұйымыңызда жиналыстардың қалай өткізілетінін тексеру және олардың пайдалылығын жоғалтқандарды жою қызметкерлерді сақтауға және бизнесті жоғары өнімділікке бағыттауға көмектеседі. Командаңызды нақты мақсатсыз, шешім қабылдаушысыз немесе күн тәртібінсіз кез келген жиналыстан бас тартуға шақырыңыз және осы салада үнемі батылдық танытқан қызметкерлерді марапаттаңыз. Жаңа кездесулерге сұрақ қоюды және ағымдағы кездесулерді ретке келтіруді жалғастырыңыз, сонда сіз тыныш жұмыстан бас тартып, жұмыстың ақылды, қарапайым әдісіне ауысудың куәсі боласыз.